我實習的公司很愛開會。嗯,或者是說,哪一個公司不愛開會?

拿昨天來說吧,九點到十點,我以一個「競爭智慧(Competitive Intelligence)」小型早餐會展開一天,一口焙果一口柳橙汁,一邊討論市場上主要競爭者的最新動向及因應策略。

十點到十二點,衝下樓參加本部門的Monthly Town Hall(俗稱的員工大會),聽主管們輪番報告當月的業績表現和人事動態。

十二點到一點,是公司人力資源部門安排的暑期實習生講座。約莫一百名實習生齊聚一堂,邊大啖外燴的中國菜,邊聽三個不同的部門主管輪流介紹他們身屬的事業群,向這些未來的員工們洗腦「來幫我賣命吧!」

二點到三點,和老闆開一對一的進度檢討會議,向她報告我最近兩天內的工作成果,讓她針對我的期末報告方向提出建議。

四點到五點,與大合作廠商進行conference call(電話會議),報告雙方合作行銷案的進度。

忘了說,我的正式上班時間是九點到五點,換言之,開完五個會議後,除非我自願留下來加班,否則昨天坐在辦公桌前實際進行「獨立生產」的時間,總計不到兩小時!

當然不是每天都這麼誇張,但這個公司組織龐大、員工眾多,幾乎每個案子都免不了跨部門合作,所以經常有不同部門的同事透過電話開了不知道多少次會,都還沒見過對方一面。

全世界上大概沒幾個人比我討厭開會,但是這裡的會議,卻有效率的讓人來不及抱怨。會議通知用Lotus Notes群組發出,系統自動檢查與會者的行事曆,排出最多人能參加的空檔,沒辦法到現場的人就線上會議電話系統遠距離call in參與;會議時間,半小時就是半小時,一小時就是一小時,就連行銷人最天馬行空的「腦力激盪會議﹝brainstorming﹞」,都可以準時開始、準時結束;每一個會議都是結果導向(result-oriented),大家都想趕快把事情辦好,廢話連篇的人會被當場制止。這和我以前在台灣開會時動不動就變成一人演講秀或打三小時延長賽、總是「議而不決」、下次開會時重頭再來的光景,真是天壤之別。

開那種大堆頭的會議,或許還可以神遊太虛瞞混過關,但這裡多數的會議人數都控制在八人以下,人在做天在看,有混有報應。第一個禮拜,我參加一個和合作廠商的行銷會議,本來以為不關己事,只用耳朵聽,筆記抄的有一搭沒一搭。沒想到會議隔天,大老闆走到我桌前滿臉堆笑:「嘿,你那天也有參加會議,不如『順便』幫忙寫一下meeting recap,等一下交給我?」

好一個「順便」。Meeting Recap,或是Minutes,就是俗稱的會議記錄。我翻開自己抄的零零落落的筆記,腦中一片空白。拜託,當天這幾位主管大人和廠商溝通時速度飛快,還充滿日期和金額,夾雜著一堆我一知半解的簡稱(acronyms)、行話(jargons)和美式笑話。事隔一天,我要從哪裡生會議記錄出來?

幸虧壽司在江湖上這幾年也不是白打滾的,我笑著對主管說完「好,我試試看」,轉頭就發了一封email給當時有參與會議的兩位同事,婉轉地請問他們是否願意借我筆記影印參考,以免會議記錄有所疏漏。

在一個半小時的識字大賽(其中一個同事的筆記比火星文還難解碼)後,拼拼湊湊,勉強交出了這篇會議記錄。

這篇花了我一個半小時的心血結晶,老闆隔天很客氣地email回覆,說寫的不錯,只不過「有些小地方」需要改進。打開附件,赫然是我被改的面目全非的recap。

改的不是內容,而是格式和分類邏輯。修改過的會議記錄,清楚簡單,裡面依討論項目列出 bullet points結論,最後附上一整頁的「下一步(Next Steps)」表格,依照任務﹝Task﹞、負責的人﹝Owner﹞、規格﹝Specs - 列出雙方對行銷文宣規格的細節要求﹞、時間﹝Target deadline﹞、目前進度﹝Status﹞分類,還有附上下次會議的時間地點call in號碼。Who deliver What to Whom by When(誰該在何時交XX給誰),白紙黑字一目了然,沒人賴得掉。我忍不住佩服的五體投地。

原來小小會議紀錄也有大學問,這才是專業的專案管理啊。我懂了。

於是第二次和廠商開會時,豎耳傾聽,別人說話時大氣都不敢吭一聲,只怕在笑話夾雜的會議中遺漏了什麼重要訊息。會議後兩小時,我按照老闆上次的格式寫了份最新紀錄,信心滿滿地呈上去。

這回老闆評語只有短短兩句:「做的不錯,但請妳小心校對(proof read)。」原來我的記錄裡有幾項疏漏,不是金額錯了,就是張冠李戴。我懊惱萬分,發誓下回不能再犯同樣的愚蠢錯誤。

沒想到第三次會議後,校對過兩遍,總共花了兩個小時,竟然還是把會議call in代碼寫錯。老闆回信口氣轉為不耐:「正如我上次說的,這種要交給廠商的東西,請妳小心檢查,特別是妳每次都犯同樣的錯誤。Proofreading is essential!

信尾那個刺眼的驚嘆號有如利刃穿心,我心想完蛋了,立刻拿起電話向她負荊請罪:I feel terribly sorry...我個性敦厚友善的老闆笑笑說沒關係,下次小心點就好,我的心情卻輕鬆不起來。小細節錯誤百出的人,一向被我和「不負責任」和「不用心」劃上等號。新聞系出身,當過記者和編輯,校對一向是我的專業之一,為什麼換成英文,就武功盡失?

第四次會議 後,我把會議記錄印出來仔細檢查,每修改一個小地方,就重新印出來看一遍,總共印了20次(是的,就是20次,不知道多少樹木因我而死啊。)

結果?

我也不知道,因為老闆在我交出這份記錄後不久,就告訴我一個「好消息」 -- 她的新助理上任,以後我「再也不用幫忙寫會議記錄,可以專心做企畫案。」我一則以喜,一則以憂;不知她是認為我已經出師,還是徹底放棄訓練我這塊朽木?

生命力比小強還旺盛的壽司,當然不會被小小的會議記錄擊倒。只不過誰想得到,這個在台灣隨便一個辦公室助理小妹都可以輕鬆完成的工作,換個國家/語言,竟然要犧牲這麼多腦細胞?

撇開會議記錄學問大不談,開會也是學習企業文化和權力結構的捷徑。誰的溝通技巧比較好、誰腦筋最清楚、誰辦事效率高、誰和誰感情好但其實私底下互看不爽,幾場會議下來一覽無遺。在台灣我對會議採取的策略是能躲就躲能閃則閃,但身為美國職場經驗指數零的小菜鳥,我對卻是來者不拒﹝當然,也是因為沒種拒絕﹞。

最棒的是,還可以學英文和美式溝通協調技巧,尤其是不帶髒字的罵人或抗議。我每次做會議記錄,都會在筆記本最左邊那一欄偷偷寫下剛剛聽到的絕妙好辭。

比如說,在我剛來公司的第二個禮拜,有一場和合作廠商溝通產品行銷活動進度的會議,部門裡一名資深主管愛咪不滿電話那頭的合作廠商代表喜瑞兒小姐簽了約後卻總是拖拖拉拉,每次開會都以「我回去問問主管」、「我們會評估看看」敷衍,終於發出嚴正抗議。

愛咪:「對於一再與貴公司溝通沒有得到回應,我感到非常挫折。如果妳不能做主,請妳找可以作主的人和我溝通。」 (I'm very frustrated with not getting any answer from your side. If you can't make the decision here, please tell me who can.)

喜瑞兒也不是省油的燈:「愛咪,妳不是沒得到回應,只是沒有得到『妳想要的』回應!﹝Amy, It's not that you are not getting any answer. You are just not getting the answers YOU WANT!﹞但如果你想要試圖繞過我,門都沒有。」﹝But if you are trying to circumvent me, I can tell you that's not going to happen.﹞

愛咪:「我沒有想要繞道,只想要把事情做好!如果妳不能決定,我會找到可以決定的人。(I'm not trying to circumvent anyone, I'm just trying to get things done. And if you can't decide, I'll find the one who can.)」

講完這句,愛咪忍不住按下電話會議系統的靜音鈕﹝Mute,按下後對方聽不到我方說話聲﹞,大罵:「You Bitch!」﹝妳這賤人!﹞

要不是這是透過電話開會,我簡直以為接著就要上演翻桌戲碼,談判徹底破裂。但說也神奇,或許愛咪薑是老的辣,也或許有些人就是欠罵欠恐嚇,下回開會,難纏的喜瑞兒突然變的乖巧柔順,答應該辦的事沒一項遺漏,雙方合作關係從此一帆風順。

我只能說,這和台灣的講究和氣生財卻超沒效率的開會文化真的很不同啊。 

【酪梨壽司說】

1. 年約45~50歲的愛咪﹝當然只是化名﹞腦袋清楚、講話不拐彎沒角,超酷,是我的新偶像。

2. Mute鍵真好用,很適合conference call談判時兩方諜對諜暗盤運作或宣洩情緒,但我總是擔心哪天萬一失靈,可就糗了。

【延伸閱讀】

壽司在台北當小上班族時代的舊作「會會相連到天邊」,可以看出我有多厭惡歹戲拖棚的會議。

【圖說】

Toothpaste for Dinner 網站的上班族生活插畫。圖名:the supervisor of screwing up orders

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